Cómo asegurarse de que sus archivos estén seguros

Independientemente de su profesión, es probable que almacene información confidencial en su computadora, ya sean formularios de impuestos, documentos legales o información del cliente. Si estos archivos no están protegidos adecuadamente, no permanecerán privados por mucho tiempo. Lo crea o no, es posible que, sin saberlo, esté tomando medidas que pongan en riesgo sus archivos. Le diremos lo que podría estar haciendo mal, las soluciones alternativas adecuadas y algunos pasos adicionales que puede tomar para asegurarse de mantener el control de quién ve sus archivos.

Errores comunes

Es solo natural que seguridad de archivos no siempre es lo primero en lo que piensa, y se presenta una dificultad aún mayor cuando dirige una empresa con varios empleados. En un esfuerzo por trabajar de manera rápida y eficiente, los empleados a menudo ignoran la seguridad. La solución más básica a este problema es educar a sus empleados sobre la seguridad de los archivos, pero existen soluciones más específicas que puede aplicar a situaciones particulares.

Envío de información en un correo electrónico

Compartir archivos en texto claro a través del correo electrónico es una práctica bastante común y no es un problema hasta que se incluye información confidencial en un correo electrónico tan fácilmente explotable. De hecho, 54% de empleados utilice un correo electrónico personal basado en la Web para transferir archivos confidenciales.

Si bien es importante poder compartir archivos con clientes y colaboradores, puede hacerlo sin comprometer la seguridad mediante el uso de un servicio de intercambio de archivos. Compartición de archivos le permite almacenar sus archivos en una red mientras controla quién accede al archivo y su nivel de accesibilidad. Algunos servicios también le permiten controlar durante cuánto tiempo la persona podrá acceder al archivo con enlaces protegidos por contraseña que expiran.

Transferencia de información a un USB

Unidades USB seguras
Estos pequeños dispositivos son una forma conveniente de transportar archivos, pero también pueden generar problemas de seguridad.

Los USB pueden ser excelentes para almacenar y transferir información temporalmente, pero cuando los documentos de texto claro se transfieren a un USB genérico, esto puede crear vulnerabilidad. La unidad flash puede estar dañada por malware, provocando la pérdida y posible robo de archivos. Peor aún, el USB puede transmitir un virus a otras computadoras, lo que permite al pirata informático robar y modificar archivos. Los USB también son físicamente pequeños, lo que los hace fáciles de perder o robar.

Para evitar la necesidad de transferir archivos mediante una unidad flash, utilice un servicio en la nube como Dropbox. Estos le permiten acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo mientras los mantiene seguros para usted. Sin embargo, esto no significa que pueda relajarse; aún debe seguir las mejores prácticas para las contraseñas y configurar la autenticación de dos factores para cualquier cuenta de servicio en la nube. En el caso de archivos muy sensibles, también debe cifrarlos antes de almacenarlos en la nube, solo para proporcionar una capa adicional de protección.

Descarga de información a una unidad pública

Descarga de datos a Public Drive
Las campañas públicas ayudan a mejorar la productividad de sus empleados.

Esta es una forma común de permitir que los empleados vean archivos desde sus propios dispositivos, crea varios problemas en términos de organización y seguridad. Estar organizado, como veremos más adelante, es una parte esencial para mantener la seguridad de los documentos, pero cuando muchos empleados usan la misma unidad, las cosas pueden complicarse rápidamente. Aunque existe cierta seguridad en forma de acceso restringido, estos servicios están abiertos a virus y errores del usuario.

Con los servicios en la nube, existe un nivel mucho más alto de seguridad y control cuando se trata de compartir archivos. Algunos servicios en la nube cifrarán sus archivos por usted, al mismo tiempo que realizan controles de seguridad de barrido regulares. Además, aún es fácil compartir documentos y acceder a ellos en diferentes dispositivos.

Consejos generales

Los problemas de seguridad anteriores se pueden solucionar con el uso cauteloso de un servicio en la nube, pero incluso con dicho servicio, hay algunos pasos adicionales que debe tomar para garantizar que su seguridad sea lo más impenetrable posible.

Organizar

Organización de archivos
Los archivos digitales deben organizarse y etiquetarse como archivos físicos

¿Cómo va a asegurarse de que sus documentos estén seguros sin siquiera saber dónde están almacenados? La organización y la eficiencia son clave, por lo que el primer paso que debe tomar al proteger los archivos debe ser identificar qué información realmente necesita protegerse. De esa manera, todo su tiempo, energía y otros recursos pueden destinarse a proteger y mantener un control total sobre esos archivos.

Cree una contraseña segura

Si usa un servicio en la nube, deberá crear una cuenta con un contraseña. Su enemigo aquí es una computadora, no un ser humano, y las computadoras son muy, muy buenas para adivinar contraseñas que los humanos pueden memorizar. Por esta razón, hágase un favor y utilice un administrador de contraseñas. Las contraseñas más seguras son largas y aleatorias, con muchos caracteres especiales, y es una apuesta bastante segura que no podrá memorizarlas, especialmente si usa una contraseña diferente para todo, lo que debería hacer. Cuando utilice un servicio de contraseñas, todo lo que tendrá que memorizar es su contraseña maestra, que también debería ser difícil de descifrar y debería existir solo en su mente.

Cifre sus datos

Cifre sus datos
El cifrado convierte sus datos en una cadena aleatoria de números y letras

Si todo lo demás falla y un pirata informático logra apoderarse de su información confidencial, el cifrado asegura que no podrán entender ni una sola palabra. Lo mejor de todo es que los servicios de cifrado como VeraCrypt y Bitlocker (que en realidad están integrados en Windows) son absolutamente gratuitos. Esto, como todos los consejos de esta lista, no garantizará la seguridad de sus archivos, pero agregará una capa adicional de protección que los posibles invasores tendrán que trabajar para eliminar.

Desafortunadamente, no existe una solución global de ciberseguridad y el campo cambia constantemente a medida que la tecnología crece y se desarrolla. Aunque la seguridad completa de sus archivos confidenciales no siempre está garantizada, los servicios en la nube pueden solucionar muchos problemas potenciales. Aún así, debe estar al tanto de los posibles problemas, aumentar sus protecciones y tratar la información como la preciosa carga que es.

Esta es una publicación patrocinada para Dropbox. Todas son mis opiniones. Dropbox no está afiliado ni respalda ningún otro producto o servicio mencionado.

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